HYGIÈNE DES COMPTES
Repérez le travail qui passe par des comptes IA personnels
Bloquer un outil le fait rarement disparaître. Il passe sur un compte personnel, sur le même ordinateur.
Le problème
Vu de l'extérieur, un compte personnel ressemble trait pour trait à un compte professionnel.
Bloquez un outil IA et, le plus souvent, le travail continue : même personne, même appareil, même document, mais avec une connexion sur une adresse personnelle. Rien n'a changé dans la tâche. Tout a changé dans le contrôle que vous en avez.
C'est le cas de figure que la découverte classique ne voit pas. Côté réseau, un compte professionnel et un compte personnel produisent exactement la même requête. Côté annuaire, le compte personnel n'a jamais existé. Vus de l'extérieur, les deux sont indiscernables, et c'est précisément pour cela qu'on les confond.
La différence compte davantage que l'outil lui-même. Le travail effectué dans votre tenant d'entreprise relève de votre contrat, de vos paramètres de conservation et de vos conditions sur les données. Le même prompt envoyé depuis un compte personnel relève de conditions grand public que personne dans votre organisation n'a signées, avec des paramètres par défaut que vous ne maîtrisez pas, et sans aucun moyen de récupérer le contenu ni de le faire supprimer.
Comment Qastel procède
Comment ça marche, étape par étape.
Couvrez le parc géré
L'extension Qastel est déployée par la politique de gestion des appareils que vous utilisez déjà. Les collaborateurs n'installent rien et n'ont rien à faire.
Distinguez les comptes
Quand quelqu'un se connecte à un outil IA connu, Qastel enregistre si le compte utilisé est professionnel ou personnel.
Signalez les comptes personnels
L'usage de comptes personnels est signalé à part plutôt que fondu dans l'usage global : il ressort au lieu de disparaître dans un total.
Mettez un nom
Les détections indiquent l'appareil et, lorsque vous disposez de l'information, la personne : un signalement devient une conversation à mener plutôt qu'une statistique anonyme.
Voyez aussi le côté autorisé
L'activité de connexion de votre annuaire montre qui utilise les outils IA que vous fournissez. Rapprochez les deux et le tableau est complet : qui a pris la voie autorisée, et qui l'a discrètement contournée.
Traitez la cause
L'usage de comptes personnels pallie le plus souvent un manque. Les outils vers lesquels les gens se tournent à titre personnel forment votre liste courte des licences à acquérir en bonne et due forme.
Les questions qu'on nous pose.
Qastel lit-il les e-mails personnels ou les mots de passe des collaborateurs ?
Non. Qastel enregistre si le compte connecté à un outil IA connu est professionnel ou personnel. Il ne lit ni les identifiants, ni les boîtes mail, ni le contenu des pages.
Cela fonctionne-t-il sur les appareils personnels des collaborateurs ?
Non, par conception. L'extension va là où va votre politique de gestion des appareils. Le travail effectué sur l'ordinateur personnel d'un collaborateur échappe à votre gestion, et à la portée de Qastel.
Est-ce un outil de surveillance ?
Cela dépend de l'usage que vous en faites, mais la lecture la plus utile est diagnostique. Une concentration d'usages de comptes personnels sur un même outil signifie que les gens en ont besoin et n'ont aucun moyen autorisé d'y accéder.
Que se passe-t-il quand quelqu'un revient à un compte professionnel ?
Le signalement disparaît à la mise à jour suivante, et l'usage retrouve le suivi habituel.
Devons-nous en informer les collaborateurs ?
C'est une décision qui vous revient, avec vos représentants du personnel. Qastel indique quels outils IA ont été utilisés et quel type de compte se trouvait derrière (rien sur le travail lui-même), ce qui constitue généralement la base d'une conversation simple.
Voyez-le à l'œuvre.
Découvrez en 30 minutes comment Qastel repère, évalue et contrôle l'IA utilisée dans une entreprise.